¿Que
es Excel?
Excel es la planilla de calculo más popular en
la actualidad. Fue desarrollada por Microsoft en 1985, en principio para los
Mac de Apple y desde 1987 en versiones para PC.
Su mayor facilidad de uso hizo que
este programa se impusiera a Lotus 123 en el mercado de planillas electrónicas,
gracias a características como:
· Fácil acceso a menús y
comandos clickeando con el mouse
· Posibilidad de cambiar los
formatos de celdas, tipo de fuente, tamaño, etc.
· Actualización automática de
cálculos.
· Gráficos fáciles de hacer y
de buena calidad.
· Funciones de base de datos:
filtrar, ordenar, etc.
· Combinación con otros
programas de Office como Word y Powerpoint para cortar y pegar información.
· Automatización de tareas
repetitivas usando Macros.
¿Para
que sirve Excel?
Excel sirve para
crear todo tipo de planillas o tablas con cálculos simples (suma, resta,
multiplicación y división) o complejos (cálculos lógicos: promedio, máximo,
mínimo, otros); también se pueden representar resultados en forma de
gráficos.
Planilla Inicial
Componentes
básicos de Excel:
Los
componentes básicos de excel están compuestos por columnas , celdas y filas.
Columna:
En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ….
En Excel, una columna es una agrupación de celdas que se agrupan verticalmente desde arriba hacia abajo del libro de trabajo. Las columnas se identifican mediante una letra que se encuentra en la parte superior de la columna. Esta letra se conoce como cabecera de columna y va desde A, B, C, … Z. AA, AB, … ZZ….
En total hay 256 columnas en versiones previas de Excel
(97-2003). Excel 2007 tienen 16384 columnas.
Las columnas indican que tan lejos se encuentra un objeto
desde arriba hacia hasta la posición actual.
La columna activa es aquella donde se encuentra la celda
activa.
Fila:
En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.
En Excel, una fila es un grupo de celdas que se agrupan horizontalmente de izquierda a derecha del libro de trabajo.
Las filas se
identifican mediante un número que se encuentra en la parte izquierda del
documento. Este número se conoce como cabecera de la fila y va desde 1 a
65.536. En total hay 65.536 filas en cada hoja de cálculo Excel.
Las filas
indican que tan lejos se encuentra un objeto desde la izquierda hasta la
posición actual.
La fila
activa es aquella donde se encuentra la celda activa.
Celda:
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
Una celda en Excel es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.
En general
las celdas se representan de forma rectangular y se ubican por un número/letra
de fila y un número/letra de columna, y pueden ser identificadas con un nombre
único, por ejemplo B4 (columna B,
fila 4).
Rango de celdas:
Los rangos
son una referencia a un conjunto de celdas en un documento Excel. Así, se
denomina rango al conjunto de celdas contiguas que se seleccionan para realizar
una misma operación. Los rangos de celdas suelen tener forma o abarcar espacios
rectangulares. Se definen mediante letras y números. Se denomina mediante la
celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos
puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4,
C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7.
Rótulos:
Los rótulos se utilizan para nombrar o hacer referencia a una serie de datos seleccionada, con el objeto de ingresar ese rótulo en una fórmula, haciendo más fácil comprender su significado.
Por ejemplo, es más clara una fórmula que diga =SUMA(Ventas2012) que una que diga=SUMA(B2:B13), aunque hagan referencia a los mismos datos.
¿Que hago para usarlo?
A) Con el cursor, marcar el rango de celdas que contienen los datos a los que se dará un nombre con el rótulo. En este caso:
B2:B13
B) Hacer click en el cuadro blanco situado a la izquierda de la barra de funciones (fx) y escribir el rótulo del rango de celdas.
Para escribir un nombre de este tipo no se pueden dejar espacios entre las palabras, y da lo mismo si se escribe con mayúsculas o minúsculas, pues Excel no reconoce esta diferencia.
B) Al digitar la función =suma(ventas2012) en cualquier parte de la hoja, realiza la operación sobre el rango de celdas B2:B13
Incluso funciona si se digita en otra hoja de cálculo del mismo archivo, pero no en archivos diferentes.
Fórmulas de Excel:
Rótulos:
Los rótulos se utilizan para nombrar o hacer referencia a una serie de datos seleccionada, con el objeto de ingresar ese rótulo en una fórmula, haciendo más fácil comprender su significado.
Por ejemplo, es más clara una fórmula que diga =SUMA(Ventas2012) que una que diga=SUMA(B2:B13), aunque hagan referencia a los mismos datos.
¿Que hago para usarlo?
A) Con el cursor, marcar el rango de celdas que contienen los datos a los que se dará un nombre con el rótulo. En este caso:
B2:B13
B) Hacer click en el cuadro blanco situado a la izquierda de la barra de funciones (fx) y escribir el rótulo del rango de celdas.
Para escribir un nombre de este tipo no se pueden dejar espacios entre las palabras, y da lo mismo si se escribe con mayúsculas o minúsculas, pues Excel no reconoce esta diferencia.
En este caso, el nombre es ventas2012
B) Al digitar la función =suma(ventas2012) en cualquier parte de la hoja, realiza la operación sobre el rango de celdas B2:B13
Incluso funciona si se digita en otra hoja de cálculo del mismo archivo, pero no en archivos diferentes.
Fórmulas de Excel:
Las Fórmulas son ecuaciones que permiten efectuar cálculos más o menos complejos con los datos de la planilla.
= 6 x 5 + 8
Las fórmulas pueden contener varios elementos como Operadores, Constantes, Referencias y Funciones
Operadores:
Son los símbolos que especifican el cálculo que debe realizar Excel. Hay varios tipos:
Aritméticos: Son los más básicos y permiten realizar todo tipo de cálculos como por ejemplo: “+” para la suma, “/” para la división, “*” para la suma, etc.
Comparativos: Sirven para comparar entre números o textos, obteniendo como resultado solamente VERDADERO o FALSO
Referenciales, para combinar varios rangos de referencia de celdas.
Constantes:
Son los valores que se ingresan directamente en la fórmula, ya sean números o textos y que no pueden variar.
Si tengo que calcular el IVA de las ventas de la celda E3, la fórmula será:
= C3 * 0,19
donde 0,19 es la constante.
Referencias de celdas:
En el caso que la fórmula debe obtener datos desde otras celdas ubicadas en la misma planilla o en otras, se utilizan las referencias de celda.
Estas indican de cual celda o rango de celdas se obtienen los datos, y pueden ser el rótulo de la celda (Por ejempo: B4) o de un rango de celdas (Ejemplo: B4:D6).
Si la celda está en otra hoja o en otro archivo de Excel, la referencia se llama vínculo. El formato es:
[nombre archivo.xlsx]Hoja2!$C$3
Hay tres tipos de referencias de celdas: relativa, absoluta y mixta.
Relativa: Al copiar la celda en que está la fórmula a otra posición, el valor cambia.
Por ejemplo, acá en la celda A4 tenemos la fórmula
= A2 * 2
Al copiar esta fórmula con referencia relativa a la celda C4, la fórmula cambia a
= C2 * 2
y entonces cambia también el resultado.
Absoluta: El valor de la celda en la fórmula no cambiará si se mueve a otra celda. Se identifica colocando un signo peso ( $ ) delante del rótulo la columna y de la fila de la celda que se desea fijar.
En el mismo ejemplo, se fija la celda de la fórmula y queda como sigue en la celda A4:
= $A$2 * 2
Al copiarla a la celda C4, la fórmula y el valor se mantienen igual, no cambiarán independiente adonde se copie la fórmula. Siempe será
= $A$2 * 2
